Guida pratica per organizzare la tua agenda: tutti i consigli di cui hai bisogno per renderla più funzionale e sfruttarla al meglio.

Come organizzare l’agenda? Sembra una cosa relativamente semplice, ma in realtà avere un’agenda organizzata e funzionale non è una cosa che viene da sé. Ci sono infatti alcuni trucchetti molto semplici che possiamo mettere in pratica per ottenere questo risultato.

Ma perché è così importante avere un’agenda organizzata? Ci sono diverse ragioni in realtà.

Per prima cosa, avere un’agenda organizzata ci permette di sfruttarla in pieno. Questo a sua volta la rende più funzionale e quindi siamo più invogliate ad usarla, perché ne sperimentiamo tutti i lati positivi.

L’agenda può anche diventare il luogo centrale della nostra strategia di organizzazione, lo strumento intorno al quale ruota tutto il sistema.
Vediamo ora come organizzare concretamente l’agenda.

Come organizzare l’agenda: Scegliamo quella giusta agenda

Prima di cominciare a parlare di come organizzare l’agenda al meglio, è importante scegliere il planner più adatto alle nostre esigenze.

Ma come fare? Sembra una cosa semplice, ma i modelli in commercio sono davvero tanti. Ci viene in aiuto questa guida, dove troviamo le 7 migliori agende del 2022, sia giornaliere che settimanali.
Se poi amiamo la cancelleria raffinata, possiamo dare uno sguardo alla selezione delle agende di lusso più belle.

Infine, se siamo degli insegnanti, ecco le migliori agende per docenti.

Per scegliere quella che fa per noi, pensiamo a cosa ci serve.

Abbiamo bisogno di molto spazio per aggiungere delle note? Ci piace disegnare e vogliamo uno spazio dedicato a questo? Quale visione preferiamo? Quella giornaliera, che ci permette di scrivere tutti i dettagli dei nostri impegni, o magari quella settimanale, che ci da la vista d’insieme?

Una volta scelta l’agenda che risponde a tutte le nostre esigenze, possiamo compiere il passo successivo.

Dedichiamo del tempo alla pianificazione

“Roma non è stata costruita in un giorno” e nemmeno la nostra agenda 😉. Soprattutto quando acquistiamo un planner per la prima volta, è importante capire come fare per organizzarsi e continuare ad usarlo anche col passare del tempo.

Uno dei rischi più frequenti per chi non ha mai usato un’agenda riguarda infatti riguarda la possibilità di smettere di usarla.

In effetti, quando qualcosa non fa ancora parte delle nostre abitudini, è facile scordarsene.

Per questo è importante creare una nuova routine, che coinvolga anche la nostra nuova agenda.

Dobbiamo ritagliarci del tempo per compilarla, organizzarla e controllarla. Stabiliamo quindi un momento della giornata specificatamente dedicato a questa.

Facendola diventare un’abitudine, non ci servirà molto tempo: possono bastare anche 10 minuti. Se ci è più comodo, possiamo anche suddividere questa fase in due tranche, una da fare al mattino ed una alla sera.

I primi giorni dovremo probabilmente sforzarci per ricordarci di compilare e controllare la nostra agenda, ma poi diventerà un’abitudine e lo faremo in automatico.

Sperimentiamo!

Non c’è un modo giusto o sbagliato per sfruttare un’agenda.

Ognuno di noi ha il suo metodo preferito e quello che va bene per qualcuno potrebbe non essere adatto a qualcun altro.

Questo perché abbiamo esigenze e gusti diversi. Come orientarsi allora?

Scegliamo un metodo di organizzazione, testiamolo per qualche settimana e vediamo come ci troviamo.

Per qualcuno potrebbe essere più comodo il bullet journal, per altri potrebbe invece essere importante avere delle liste di cose da fare da barrare una volta portato a termine un compito. O magari la soluzione giusta è una via di mezzo. Teniamoci pronte a sperimentare!

E ricordiamo che il metodo scelto per sfruttare al massimo la nostra agenda potrebbe anche cambiare nel corso del tempo, man mano che cambiano le nostre esigenze.

Cominciamo con un metodo e poi valutiamo la situazione dopo averlo utilizzato per qualche tempo. Capiamo cosa ci manca, cosa potrebbe essere segnato in maniera diversa e sperimentiamo.

uno spazio per ogni cosa

Avere un’agenda è utile non solo per segnare i nostri impegni, ma anche per avere uno spazio per appuntarci tutte quelle cose che vogliamo tenere a mente o potrebbero tornarci utili.

Dedichiamo un po’ dello spazio della nostra agenda per gli appunti che vogliamo avere sotto mano: potrebbero essere numeri di telefono, nomi, cifre che ci vengono comunicate e che vogliamo ricordare.

Possiamo decidere di segnare questi appunti in una pagina delle note, ad inizio/fine dell’agenda stessa o del mese in cui ci troviamo, oppure possiamo creare noi un box nello spazio riservato agli impegni della giornata.

Questa scelta dipende ovviamente dalle caratteristiche della nostra agenda, di quanto spazio ci serve e dalle nostre preferenze personali.

Io al momento segno le varie cose che voglio ricordare direttamente nello spazio dedicato alla giornata in cui mi trovo, perché solitamente sono informazioni di cui ho bisogno del breve periodo e quindi mi è comodo averle a portata di mano.

Se invece fossero cose che mi voglio segnare ma su cui dovrei ritornare dopo dei mesi, allora riserverei uno spazio apposito a fine agenda, in modo da ritrovare gli appunti con facilità e non dover sfogliare pagine e pagine.

Per organizzare al meglio l’agenda, dobbiamo anche sfruttare tutte le sue sezioni. Solitamente le agende infatti hanno varie pagine bianche che possi

Classifichiamo

Uno dei consigli più importanti quando si parla di organizzare la propria agenda, riguarda la necessità di classificare. Ma cosa significa? Con la classificazione, scegliamo un metodo per classificare in modo diverso le varie cose che intendiamo riportare nella nostra agenda.

Vediamo ora qualche esempio pratico.
Possiamo decidere di classificare per colore. Assegniamo ad ogni categoria un colore: i compleanni in verde, le scadenze in rosso, le ferie in blu, … In questo modo, con un solo colpo d’occhio saremo in grado di capire cosa accade quel determinato giorno.

Una volta scelto un metodo, è importante che continuiamo ad attenerci al piano, per non rischiare di creare confusione nel nostro planner.

Usiamo gli adesivi…

Un altro trucchetto per avere un’agenda organizzata è usare gli adesivi.
Oltre ai classici adesivi decorativi infatti, esistono anche degli adesivi funzionali, che ci permettono di sfruttare al meglio l’agenda e al tempo stesso decorare le pagine.

Possiamo ad esempio utilizzare un adesivo che raffigura dei pesi per indicare un allenamento, o uno sticker con il disegno del carrello della spesa da apporre sul giorno in cui dobbiamo andare al supermercato.

Se non vogliamo usare gli adesivi funzionali, possiamo creare una legenda ed abbinare a ciascun simbolo un determinato impegno: bollino blu palestra, bollino rosso andare a far la spesa, …
Questi sono i migliori adesivi in commercio.

… E le liste

Anche le liste sono un ottimo strumento per avere un’agenda organizzata.

Quali sono le liste più utili?
Sicuramente un grande classico è la famosa To-Do List, ossia la lista delle cose da fare. Possiamo avere una lista delle cose da fare giornaliera, settimanale o anche mensile, a seconda dell’importanza dei compiti e del tempo necessario per portarlo a compimento.

E’ molto utile anche la lista dei compleanni e delle ricorrenze importanti da ricordare. Possiamo anche fare la lista della spesa. Personalmente quest’ultima preferisco farla direttamente nelle note del cellulare, per una questione di praticità: non sarebbe comodo girare per il supermercato dovendo sempre aprire l’agenda per controllare cosa dobbiamo comprare. Se però ci piace l’idea della lista della spesa sull’agenda, possiamo farle una foto prima di andare al supermercato.

Altre idee di liste che potrebbero esserci utili sono:

• Libri da leggere,
  
• Film da vedere,
  
• Diario dei progressi (che può riguardare qualunque ambito: libri letti, allenamenti fatti, bicchieri d’acqua bevuti in un giorno,…),
  
• Entrate ed uscite,
  
• Elenco delle pulizie di casa,
  
• Idee per i regali da fare,
  
• Regali ricevuti,
  
• Elenco delle cose da mettere in valigia.

Sfruttiamo tutti gli spazi

Per sfruttare al meglio la nostra agenda, è bene ricordarci di utilizzare tutti gli spazi che abbiamo a nostra disposizione.

E questo non vale solo per lo spazio disponibile sulle pagine, ma anche per eventuali tasche.

Le tasche delle agende sono perfette per inserire biglietti da visita, scontrini importanti o vari foglietti che dobbiamo conservare. In questo modo inoltre facciamo anche ordine. La nostra agenda diventa così un punto di riferimento: se qualcosa deve essere conservato per qualche tempo, sappiamo che lo troveremo lì.

Sappiamo che avere un’agenda è molto utile. Grazie a tutti questi consigli, siamo ora in grado di sfruttare al meglio e di organizzare la nostra agenda.
A presto,
Carol