Lavorare da casa ed essere produttivi: 4 consigli per affrontare al meglio lo smart working.

Lo smart working è una pratica che negli anni ha cominciato a diffondersi in Europa, in particolare in Olanda, Finlandia e Lussemburgo, mentre in Italia questa nuova modalità ha faticato a svilupparsi.
Nell’ultimo periodo però, complice la situazione creata da Covid-19, la tendenza italiana è andata invertendosi e in molti stiamo scoprendo il telelavoro. E con esso i suoi vantaggi, ma anche i diversi lati negativi che comporta.

E se da un lato lavorare da casa può rivelarsi una magnifica idea, dall’altra è necessario capire come adattarsi a questa situazione inedita. Già solo uscire di casa e andare in una sede diversa per svolgere il nostro lavoro ci fa adottare un diverso mindset, stiamo dicendo alla nostra mente” ehi, è ora di essere produttivi, si comincia a lavorare! Ma come mantenere la stessa concentrazione, quando si lavora da casa e si è circondati da mille distrazioni? Vediamolo insieme con 4 consigli per lavorare da casa al meglio!

Obiettivo numero 1: stabilire una routine lavorando da casa

Lavorare da casa permette una maggiore libertà d’orario e una gestione più personalizzata del tempo, ma bisogna anche essere molto bravi nel capire come gestire al meglio la propria giornata, o rischiamo di perdere un sacco di tempo e dover poi lavorare il doppio per riuscire a recuperare.

La tentazione infatti è quella di rotolare fuori dal letto e, rigorosamente in pigiama, raggiungere in qualche modo il nostro pc, con la mente ancora annebbiata dal sonno. Se ci va bene, mentre si accende ci prepariamo una tazza di caffè e cominciamo poi a lavorare, anche se per la prima ora non abbiamo idea di chi siamo, figuriamoci di cosa dovremmo fare per lavoro.
Per evitare tutto ciò, l’ideale è creare una routine giornaliera ed attenerci ad essa. Possiamo utilizzare quella che usavamo quando andavamo al lavoro normalmente, oppure adattarla alle nostre nuove esigenze.

Rispettare gli orari

Decidiamo un orario di lavoro e rispettiamolo, proprio come se dovessimo timbrare il cartellino in un’azienda: è importante sapere con precisione quali sono i momenti in cui ci dedicheremo al lavoro da casa. Non solo quindi quando cominciamo, ma anche quando dobbiamo smettere di lavorare.

Al mattino, cominciamo col prepararci per la giornata come se dovessimo uscire di casa. Puntiamo la sveglia (possibilmente sempre alla stessa ora), facciamo una bella colazione, diamo una sistemata alla camera e poi vestiamoci: sono semplici gesti che ci aiutano però a cominciare al meglio la nostra giornata.

Creare una routine e prepararsi al lavoro serve a dare un segnale molto chiaro alla nostra mente: “ehi sveglia, è ora di cominciare una nuova giornata! Diamoci da fare!”

Inoltre, uno degli aspetti positivi dello stabilire una routine è che diventerà sempre più facile attenersi ad essa man mano che passerà il tempo. Provare per credere!
Ho notato poi che togliermi il pigiama, indossare dei “veri” vestiti, profumarmi e mettermi un filo di trucco mi aiuta ad affrontare meglio la mattina e ad essere più concentrata ed attiva.

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L’importanza delle pause

Durante la giornata è importante poi stabilire delle pause dal lavoro, sia quelle per il classico caffè a metà mattina e nel pomeriggio, sia quella più lunga per il pranzo.
In questi momenti di distacco dal lavoro è importante allontanarci dal nostro pc per ” staccare davvero” e tornare poi più cariche e concentrate.

Obiettivo numero 2: trovare il luogo adatto per lo smart working

Ammettiamolo, chi non ci ha pensato almeno per un istante: basta prendere il portatile e portarcelo direttamente a letto, o sul divano, non serve a nulla stare seduti ad una scrivania come in ufficio.
In fondo, chi può sapere da dove stiamo lavorando? La tentazione c’è.
E poi stiamo comunque lavorando, da quale postazione non è importante. Ma perché questa non è una buona idea? Le ragioni sono diverse.

Primo, dopo qualche ora inizieremo ad avere dolorini vari al collo e alla schiena (e si, anche qui vi parlo per esperienza personale, purtroppo).

Inoltre, buttandoci sul divano o sul letto diamo al nostro cervello l’idea che non stiamo veramente lavorando, dato che siamo in un ambiente che associamo normalmente con il relax e lo svago.
Come fare?
Troviamoci allora uno spazio tutto nostro, dove poter lavorare ogni giorno con tranquillità. Non è detto che ci serva un’intera stanza da dedicare a questo (certo, se in casa abbiamo uno studio è ancora meglio, perché ciò ci garantisce meno distrazioni e un’organizzazione più semplice), la cosa importante è trovare uno spazio in cui possiamo, giorno dopo giorno, lavorare con serenità.

Se possibile, cerchiamo un luogo tranquillo, per evitare di essere distratti (magari anche involontariamente) dagli altri membri della famiglia e dove ci sia della luce naturale. Se poi lavoriamo allo stesso tavolo dove consumiamo i pasti, quando è il momento della pausa pranzo mettiamo via tutto ciò che riguarda il lavoro. Così facendo staccheremo anche mentalmente e divideremo il momento del lavoro da quello del pasto.

Prendiamoci cura di questo ambiente: prima di cominciare la nostra giornata lavorativa, apriamo la finestra per arieggiare per bene e teniamolo pulito ed in ordine.

Obiettivo numero 3: eliminare le distrazioni (si può davvero?)

Uno dei lati negativi del telelavoro è la facilità con cui possiamo distrarci, oltre che alla maggiore varietà di distrazioni in cui possiamo incorrere. Ed ecco allora che il terzo obiettivo della nostra lista di consigli per lavorare bene da casa consiste nel ridurre al minimo le distrazioni.

Distrazioni tecnologiche…

Per prima cosa, le distrazioni che hanno a che fare con la tecnologia. Spegnere il cellulare, o eventualmente disattivare le notifiche delle app è un trucco molto valido per aumentare la nostra produttività. Continuare a vedere lo schermo illuminarsi o sentire trilli vari infatti non fa certo bene alla nostra capacità di concentrazione. Come fare però se avete bisogno del cellulare per fare chiamate?
Io utilizzo un compromesso che mi sembra molto interessante, ossia attivo la funzione “non disturbare”. Grazie ad essa non ricevo chiamate, messaggi o notifiche varie, ma se ho bisogno posso immediatamente telefonare ed usare il cellulare normalmente.

In questa modalità è possibile anche consentire di ricevere chiamate da determinati numeri. Ho attivato questa opzione solo per mio nonno e Marco: se dovesse esserci un’emergenza, potrebbero contattarmi sempre, senza alcun problema.
Se sapete che ci sono persone che potrebbero avere bisogno di voi con urgenza (familiari, la scuola dei figli, …) consentite le chiamate da questi contatti e bloccate tutte gli altri. Nelle pause, potrete sempre controllare chi vi ha cercato.

Per quanto riguarda invece la televisione, io preferisco tenerla spenta, ma qualche volta mi piace ascoltare della musica in sottofondo. Cercando su Youtube o Spotify troverete molte playlist che promettono di aumentare il livello di concentrazione. Non so se funzionino davvero e abbiano qualche influenza sulla nostra capacità di concentrarci, ma sicuramente ascolteremo qualcosa di piacevole.

Infine, cosa fare se troviamo che lavorare in silenzio sia deprimente, ma al tempo stesso la musica ci infastidisce? Una soluzione la offre Coffitivity. Grazie a questo sito infatti possiamo ascoltare i rumori di sottofondo che troveremmo se stessimo lavorando al pc in una qualunque caffetteria. Quando ci ho provato, mi ha ricordato tantissimo il periodo in cui vivevo a Parigi e, dopo le lezioni di francese, andavo sempre a studiare da Starbucks. Quanti ricordi!

… e distrazioni varie!

Le distrazioni però non vengono solo dal mondo social o dalla tecnologia.
Nel mio caso, ad esempio, una grossa fonte di distrazione è rappresentata da… le pulizie di casa ! Si lo so, può sembrare strano, ma vi assicuro che l’idea di dover fare i piatti, raccogliere il pelo dei micioni sparso per casa e via dicendo ha rischiato spesso di distrarmi dai miei compiti. Ero convinta che, per poter lavorare al meglio, la casa dovesse essere perfetta, o non mi sarei potuta concentrare.

Ora, è vero che lavorare in un ambiente ordinato e pulito fa bene e aiuta a migliorare le nostre prestazioni, ma non bisogna esagerare. Per risolvere il problema, la soluzione che ho adottato è stata quella di raggiungere un compromesso: pulizia sì, ma non maniacale. Al mattino quindi, sì a rifare il letto e sistemare la cucina dopo la colazione, ma non mi dedico alle pulizie più impegnative.

Infine, se necessario, ricordate ad amici e famigliari che, anche se siete a casa, dalla x alla y ora state lavorando, e di contattarvi solo se è per qualcosa di urgente. Sapendoci a casa, per qualcuno potrebbe essere spontaneo pensare che siamo sempre disponibili per fare quattro chiacchiere. E’ un bel gesto da parte loro ed è importante socializzare, ancora di più in questo momento in cui le occasioni sociali si sono drasticamente ridotte. Basterà spiegargli i nostri orari per organizzare una piacevole chiacchierata, senza interrompere il nostro lavoro.

Obiettivo numero 4: prenderci cura di noi stessi

L’ultimo di questa serie di consigli per lavorare al meglio da casa è in realtà un obiettivo da tenere sempre a mente, sia che si lavori a casa, in ufficio o altro. La nostra salute e il nostro benessere devono essere messi al primo posto costantemente. Tra scadenze e pressioni varie non è certo facile, ma è davvero essenziale. Se non siamo in forma, come possiamo pretendere da noi stessi di dare il meglio al lavoro?

Assicuriamoci quindi nel corso della giornata di bere abbastanza acqua, nutrirci bene e fare anche un po’ di esercizio fisico. In questi giorni in cui siamo a casa, mi sono imposta di dedicare con costanza del tempo al movimento. E così, almeno quattro volte a settimana, alle 18 mollo tutto e vado a seguire delle lezioni online di fitness. Non sempre ho voglia, ma ho visto che il mio umore migliora decisamente dopo ogni lezione e quindi continuo.

Lavorare da casa seguendo questi consigli diventerà più semplice e la nostra produttività aumenterà senza fatica. Certo, lo smart working è sempre lavoro, ma è una pratica che può anche riservare tante belle sorprese!

Buon lavoro!

Carol