Chi è, cosa fa e a cosa serve una wedding planner: 6 motivi per cui averla al proprio fianco durante i preparativi del proprio matrimonio.

Dopo aver deciso di sposarci, io e Marco avevamo poche certezze, ma… salde😅.

La prima era di voler fare un matrimonio circondati dalle persone a noi più care, una giornata che fosse la celebrazione del nostro amore e che rispecchiasse il nostro modo di essere.

La seconda, era che per concretizzare questa fantasia… avevamo bisogno dell’aiuto di una vera esperta!

Tra le mille decisioni e imprevisti che riempiono questi mesi che precedono il matrimonio, sapere di poter contare sull’aiuto di una wedding planner (anzi, due per essere precisi, qui sotto vi spiego tutto 😉) mi rende decisamente più tranquilla.

Quello dell’organizzatrice di matrimoni è una professione che nel nostro paese comincia a prendere sempre più piede.
E’ anche vero che ci sono ancora alcuni preconcetti che aleggiano intorno a questa figura. E spesso le coppie che stanno per sposarsi si chiedono “wedding planner, si o no? Cosa facciamo?”.

In questo articolo vi racconterò come sto organizzando il mio matrimonio insieme a due wedding planner e quali sono i vantaggi di questa scelta.

Vi esporrò quella che è la mia esperienza personale con questo tipo di professionista. Troverete anche degli esempi concreti che spiegano i vantaggi del decidere di farsi seguire da un’organizzatrice di matrimoni😉.

Troveremo quindi, una volta per tutta, la risposta alla domanda: a cosa serve una wedding planner?

Chi è una wedding planner?

Per prima cosa, vediamo chi è una wedding planner.

Una wedding planner, o organizzatrice di matrimoni, è una figura professionale che affianca le coppie in procinto di sposarsi e le aiuta nella gestione e organizzazione del matrimonio.

Si tratta di una professione che inizialmente si è molto diffusa negli Stati Uniti e nel Nord Europa.

Negli ultimi anni poi, anche in Italia sempre più coppie stanno decidendo di farsi aiutare da una wedding planner per organizzare il proprio matrimonio.

Nella pratica, il lavoro di una wedding planner si declina in tutta una serie di sfumature e modalità diverse.

Una wedding planner può ad esempio aiutare la coppia che deve sposarsi seguendola in tutto il percorso che precede le nozze, oppure può offrire delle consulenze che riguardano solo certi aspetti della pianificazione.

Tra questi possono esserci fra l’altro la ricerca della location perfetta o di un determinato fornitore.

Il matrimonio è certamente un evento molto complesso da organizzare e una wedding planner rappresenta quindi un valido supporto per le coppie.
La wedding planner risolve problemi, prevede eventuali intoppi e pianifica la soluzione, gestisce imprevisti e organizza anche l’agenda dei futuri sposi.

Ha sempre in mente un piano B (e spesso anche un C, D ed E 🤣), conosce i gusti degli sposi e li aiuta a trasformare in realtà quelli che sono i loro desideri per il grande giorno.

Grazie alla sua esperienza, gli sposi possono stare tranquilli: ogni problema verrà gestito avvalendosi dell’esperienza di una figura professionale competente.

L’organizzatrice di matrimoni è una persona che cura l’attenzione per i dettagli, organizzata, che sa rapportarsi con i diversi fornitori. Ma è anche dotata di una grande empatia e riesce a capire cosa desiderano davvero gli sposi.
Aiuta nelle scelte estetiche, ma anche nelle pratiche burocratiche.
E’ inoltre un esperto a 360° in tutto ciò che riguarda i matrimoni.

Ma una wedding planner non fa solo questo.
Un bravo organizzatore di matrimoni affianca anche la coppia nei momenti di tensione, consola di fronte all’imprevisto e sa trovare la soluzione perfetta per il problema dell’ultimo minuto.

Insomma, una wedding planner è una vera e propria risorsa che fa risparmiare alla coppia stress e preoccupazioni.

Come lavora un’organizzatrice di matrimoni?

Come dicevamo, ci sono diversi modi in cui un’organizzatrice di matrimoni può seguire una coppia nei preparativi del matrimonio.

Può ad esempio offrire consulenze legate ad un determinato problema: aiuta a trovare il determinato fornitore che la coppia non riesce a trovare, o la location, o ancora il giusto mood da dare alle nozze.

Oppure l’organizzatore di matrimoni può essere presente solo il giorno della cerimonia, per assicurarsi che tutto proceda nel modo previsto, gestendo e risolvendo eventuali imprevisti.

O ancora può seguire la coppia di futuri sposi in tutte le fasi, dai primi momenti dell’organizzazione fino al ricevimento vero e proprio, offrendo un servizio completo.

Nel nostro caso, io e Marco abbiamo deciso di farci seguire fin dalle prime fasi dell’organizzazione del matrimonio da Giulia e Sarah, di Wedding Dreams Planning Design.

Giulia e Sarah sono due giovani donne che si stanno davvero dimostrando all’altezza delle aspettative, aiutandomi tra le altre cose, a venire a capo di dubbi colossali, e spiegando a Marco cos’è un tableau de mariage 🤣.

Nel concreto, come funziona il lavoro delle nostre wedding planner?
Ci scambiamo con loro mail e messaggi (hanno anche creato una chat apposita dedicata al nostro matrimonio😍) e soprattutto telefonate (fiume😂).
Sono presenti ad ogni incontro con i vari fornitori, ci sostengono nei momenti di sconforto (avete presente le storie di Instagram sulla ricerca della chiesa😒? Ecco), risolvono i dubbi che abbiamo e ci confortano sempre.

Ad oggi, è una scelta che rifaremmo?
Mille volte sì!
Le nostre wedding planner si stanno rilevando una risorsa preziosa per l’organizzazione del matrimonio e non potremmo esserne più felici❤.

Cosa non fa un’organizzatrice di matrimoni

Prima di vedere nel dettaglio di cosa si occupa una wedding planner a cosa serve, vediamo cosa non fa.

E’ bene fare un po’ di chiarezza, dato che su questa figura professionale aleggia a volte un po’ di mistero. E gli sposi si trovano quindi nel dubbio: ci rivolgiamo o no a una wedding planner?
Per dipanare un po’ questo velo di mistero, cominciamo col capire cosa non fa un’organizzatrice di matrimoni.

Una wedding planner non è una sostituta degli sposi.
Non impone il proprio gusto o il proprio parere personale.
Non si sostituisce agli sposi nelle scelte.

A dire il vero, non prende nemmeno la più piccola decisione senza consultare gli sposi.
Non sta organizzando il suo matrimonio.
Al contrario.
Il matrimonio organizzato da una wedding planner rispecchia sempre e solo i gusti degli sposi, che l’organizzatrice interpreta e trasforma in realtà.

Uno dei timori più grandi delle coppie, e soprattutto delle spose, è che la wedding planner faccia di testa sua e crei un evento “standard”, che non tiene conto dei gusti personali degli sposi.
In realtà, è l’esatto opposto, come vedremo insieme.

L’organizzatrice di matrimoni aiuta a dare una forma concreta agli ideali che gli sposi hanno per il loro grande giorno.

Non propone eventi fotocopia, ma si assicura che il giorno del matrimonio rifletta a pieno le aspettative della coppia.

A cosa serve una wedding planner?

Una wedding planner si occupa di moltissimi aspetti – praticamente tutti 🤣- che riguardano il matrimonio. Ovviamente sempre rispettando quelli che sono i nostri desideri.

In questo articolo vedremo nel dettaglio a cosa serve avere una wedding planner e quali sono le principali situazioni in cui ci può aiutare.

Alcuni compiti somigliano a quelli di un’organizzatrice di eventi, mentre altri vedremo che sono invece tipici di questa professione.

Quanto costa avere una wedding planner?

“Quanto costa assumere una wedding planner?”. Sicuramente questa è una delle domande che più spesso si fanno i futuri sposi che sono intenzionati a farsi aiutare da un’organizzatrice di matrimoni.

Come dargli torto!

Quando si comincia a pianificare un matrimonio infatti, il fattore budget è giustamente un elemento a cui prestare tantissima attenzione.

Non dobbiamo quindi sorprenderci se ci facciamo questa domanda, è più che legittima.

Dare una risposta univoca è invece un po’ più complesso, perché ogni professionista applica un tariffario diverso.

Come vi dicevo poi, la wedding planner può offrire servizi diversi, dalla singola consulenza alla cura dell’intero evento: ovviamente i costi variano in base alla tipologia di richiesta effettuata.

Per quella che è la mia esperienza personale tuttavia, posso dire che, nell’ambito di un matrimonio con budget medio, il costo per assumere una wedding planner è sostenibile. Soprattutto considerato quanto può farci risparmiare! Ma ne parleremo più avanti in questo articolo.

La cosa importante è non affidarsi a “professionisti improvvisati”, ma solo a persone competenti. Quando troviamo qualcuno che ci interessa, contattiamolo per avere un preventivo e capire esattamente quali sono i servizi che ci propone 😉.

Che cosa fa la wedding planner: ci fa risparmiare tempo

Uno dei principali vantaggi che ci sono nel ricorrere all’aiuto di un’organizzatrice di matrimoni, è la quantità immensa di tempo che le coppie risparmiano. Vediamo qualche esempio.

Tra i primi compiti di una wedding planner, c’è quello di capire il tipo di matrimonio che gli sposi desiderano.
Da lì, parte tutto.

Vediamo un esempio concreto. La wedding planner conosce un’infinità di location, adatte a ciascun tipo di cerimonia, e sa consigliare agli sposi le opzioni migliori.

Elimina le location fuori budget o che non rispettano le caratteristiche desiderate dagli sposi, senza bisogno che questi vadano di persona a parlare con i vari referenti.

Agli sposi vengono dunque proposti solo posti che hanno tutte le carte in regola per essere il potenziale luogo di ricevimento.

Quindi alla coppia solitamente bastano pochi appuntamenti per trovare quel luogo speciale, dove festeggiare le nozze.
Con un risparmio significativo di tempo.

La stessa cosa vale per tutti i diversi fornitori.
La wedding planner conosce il budget a disposizione e le caratteristiche che la coppia cerca. Sa quindi indirizzare la coppia direttamente ai fornitori più interessanti, facendole risparmiare molto tempo.
Si può così scegliere il meglio del meglio, senza perdere tempo con mille appuntamenti inutili.

A cosa serve una wedding planner? Budget sotto controllo (e ben utilizzato)

Un aspetto non indifferente riguardo l’organizzazione di un matrimonio è il budget dell’evento.
Noi futuri sposi capiamo ben presto che i servizi che vorremmo avere per rendere ancora più speciale il nostro giorno sono tanti.

E tanti quindi sono i costi da sostenere.
Per questo non è facile far quadrare i conti e avere tutto sotto controllo.

Un valido aiuto nella gestione (e talvolta anche riduzione) dei costi di un matrimonio arriva dalla wedding planner.
Dopo aver definito un budget per il matrimonio, la wedding planner ci aiuta a capire come distribuire gli importi tra i vari fornitori e servizi.
Come avviene la distribuzione? Capendo innanzitutto a quali servizi noi sposi teniamo di più.

La wedding planner ha poi un elenco di fornitori per ciascuna fascia di prezzo.
Se ad esempio per una coppia l’auto degli sposi è una voce per la quale non vuole spendere un capitale, la wedding planner sa consigliare un ottimo fornitore, a prezzi moderati.

Viceversa se si vuole investire una cifra più importante nell’abito della sposa, la wedding planner ci saprà indirizzare nell’atelier che meglio risponde alle nostre esigenze.

Ma non solo.
Affidandoci ad una wedding planner, abbiamo infatti la certezza di pagare il giusto prezzo per ciascun tipo di servizio.

Questo secondo me è uno dei vantaggi più importanti.
Io ad esempio non avevo la minima idea di quanto potessero costare i servizi dei vari fornitori.
Per capirne di più, avrei dovuto confrontare i diversi fornitori e le loro offerte.
Tenendo però presente che ovviamente le caratteristiche dei servizi proposti possono essere diversi.
Sicuro, sarei impazzita😅.

Facciamo qualche esempio.
Una sposa sta facendo il confronto tra due location, la prima sembra essere più conveniente in termini di budget rispetto alla seconda.
Ma come si deve comportare la sposa, se la seconda location, più cara, include servizi extra, come la stampa dei menù, il tableau mariage e tutte le decorazioni?

La seconda location ha certamente un costo maggiore, ma forse a conti fatti è più vantaggiosa, perché consente di risparmiare su altro?
Una wedding planner sa valutare il singolo caso e darci il suo parere professionale.

O ancora, un altro esempio banale, ma che rende l’idea (e qui invento le cifre, non ne ho assolutamente idea 😅).
La sposa va da un fiorista per avere un preventivo su un bouquet.
Le viene proposto un bouquet da 100 euro.
E’ caro? E’ in linea con i prezzi?

Per avere un’idea, la sposa dovrebbe ora andare da diversi altri fioristi e farsi fare svariati preventivi, assicurandosi però che i fiori proposti siano gli stessi.
Una wedding planner sa già la risposta.
Conosce i vari prezzi di ciascun fiore e sa se l’offerta proposta dal fiorista è in linea con il mercato.

Inoltre spesso una wedding planner può collaborare con dei fornitori e garantire ai propri sposi un prezzo più basso, ripagando quindi in parte quanto speso per i suoi servizi e riducendo i costi globali del matrimonio.

Con una wedding planner insomma, si sa che si sta pagando il giusto prezzo per ogni servizio.
Ed in un evento come un matrimonio, è una bella garanzia.

Tempi rispettati grazie all’organizzatrice di matrimoni

Non è raro che per organizzare un matrimonio serva almeno un anno di tempo.
Ma come gestire questi mesi?
Quale fornitore contattare per primo?
E come procedere poi?
Niente paura, ci pensa l’organizzatrice di matrimoni 😉.

La wedding planner si occupa della gestione dell’agenda degli sposi.
Organizza quindi i vari appuntamenti e si assicura di essere in linea con i tempi previsti.

Sa quanto tempo prima è necessario contattare l’atelier per l’abito, quando spedire le partecipazioni, quanto tempo prima cercare il parrucchiere e via dicendo.

In uno dei primi incontri, le nostre wedding planner ci hanno consegnato una tabella di marcia, per sapere come ci saremmo mossi e avere tutto sotto controllo.

Si occupano inoltre di tenere i rapporti con i diversi fornitori, non solo per quanto riguarda la gestione degli appuntamenti, ma anche per tutte le varie comunicazioni.

La wedding planner crea un evento con uno stile unico

La wedding planner sa come creare una giornata che sia non solo un trionfo d’amore, ma anche di coerenza e buon gusto.
Qualunque sia lo stile voluto dagli sposi per la giornata, la wedding planner li aiuta a trovare quel fil rouge che lega tutto l’evento.

E così, partendo ancora prima del grande giorno, con l’invio delle partecipazioni, per arrivare poi alla consegna delle bomboniere a fine evento, tutto ha coerenza e buon gusto.

La wedding planner assicura un’impronta stilistica che si ritrova persino nei più piccoli dettagli. E l’impronta stilistica è data proprio dagli sposi: sono loro che prendono tutte le decisioni.

La wedding planner: un aiuto per gli sposi, ma non solo!

Il giorno delle nozze la wedding planner si occupa anche di allestire il tavolo delle bomboniere, di controllare i segnaposto, il tableau de mariage e tutti i vari piccoli dettagli.

Evita quindi che questa incombenza ricada su mamme, sorelle, testimoni, damigelle e via dicendo.

In questo modo, quel giorno sia gli sposi che gli invitati possono concentrarsi solo sulle nozze, senza perdersi nemmeno un momento di quella giornata unica❤.
E senza dover pensare ad altre incombenze😉.

Una cerimonia serena grazie alla wedding planner

Se abbiamo scelto questa opzione, il giorno del matrimonio la nostra wedding planner è al nostro fianco.

Mentre noi siamo impegnate a goderci una giornata tanto speciale, l’organizzatrice di matrimoni vigila su tutto con occhio attento.

Ci segue per un anno o più, e impara presto a conoscerci.
Legge i nostri cuori, ed è spesso lei la prima a capire quando troviamo quello che cerchiamo.
E’ i nostri occhi e le nostre mani.
Sa trasformare in parole prima e in fatti poi quello che abbiamo nella nostra mente.

Quel giorno, si assicura che i fornitori non abbiano problemi.
Trova soluzioni all’imprevisto dell’ultimo minuto.
Coordina e supervisiona ogni cosa.
Fa da regista all’evento e, sotto la sua guida, tutto scorre al meglio.
C’è un problema? Lei ha la soluzione.
Manca qualcosa? Lei lo trova.

Libera dal carico emotivo della giornata, tiene tutto sotto controllo.
Mentre noi ci godiamo in pieno il giorno delle nostre nozze❤.

Per quella che è la mia esperienza, posso dirvi che una wedding planner è un’organizzatrice nata, una regista, una creativa.
Una persona che ha a cuore gli interessi degli sposi, con un elevato senso estetico e grandi doti di mediazione.
E, quando si è davvero fortunati, diventa anche un’amica…

Bene, spero di avervi spiegato per bene a cosa serve una wedding planner e perché può davvero dare la svolta all’organizzazione del nostro matrimonio.
A presto,
Carol

PS Un grazie a Sarah e Giulia per seguire con tanta passione e dedizione il nostro matrimonio, siete speciali ❤.